Nieuwe features van de Nobel bouwsteen Document Preview

Nieuwe feature van de Nobel bouwsteen Document Preview


De Nobel bouwsteen Document Preview voor Synergy Enterprise heeft een belangrijke feature er bij gekregen. Vanaf de aankomende release is het mogelijk om alle Office documenten (Word, Excel en Powerpoint) als PDF te laten tonen bij het opvragen van een verzoek. Om deze optie te activeren, dient bij de instellingen de optie ‘convert Microsoft Office files to PDF’ aangevinkt te worden.

Wanneer deze optie aanstaat worden de Office documenten automatisch geconverteerd naar PDF en vervolgens onder aan het verzoek getoond. Door deze mogelijkheid wordt het tonen van Office documenten vele malen sneller dan in het verleden, omdat er geen Office applicatie meer opgestart hoeft te worden.

Deze aanpassing komt ook binnenkort beschikbaar voor de Document Preview bouwsteen voor Synergy classic.

Nieuwe features van de Nobel bouwsteen MS Word Merge add-on SE

Op dit moment is de functionaliteit van de bouwsteen MS Word Merge add-on voor Synergy Enterprise uitgebreid met een aantal nieuwe mogelijkheden.
Onderwerp als veld in de wordmerge brief op te nemen
Hiermee is het mogelijk om het onderwerp van het document (zelf ingegeven door de gebruiker of vanuit de instellingen) als mergeveld op te nemen in de Word brief. Samen met het documentnummer is het nu dus perfect mogelijk om in de brief een goede referentie op te nemen waarnaar een klant kan refereren.
Nieuwe tag (#return en #returnafter) om een extra regelovergang toe te voegen
Deze tag kan gebruikt worden in bijvoorbeeld de adressering van een klant met adresregel 2 of adresregel3. Indien deze velden zijn opgenomen in de Word brief, komen er ongewenste witregels wanneer deze velden in Synergy niet gevuld zijn. Met de tag #return kan een situatie worden gecreëerd dat alleen een wordt toegevoegd aan de regel wanneer het volgende mergeveld gevuld is.
Huidige situatie:
Exact Software
Molengraaffsingel 33

2629JD Delft
Nieuwe situatie:
Exact Software
Molengraaffsingel 33
2629JD Delft
Server-side printen van documenten en printjob management
Zoals eerder aangeven is het concept van de MS Word Merge add-on bouwsteen in Synergy Enteprise fundementeel anders dan met de Synergy versie. De merge wordt namelijk server-side uitgevoerd, waardoor wij ook geen lokale aanpassingen / toevoegingen hoeven te maken aan de lokale Word programmatuur van de gebruiker. Dit is een zeer groot voordeel met betrekking tot de supportgevoeligheid van de bouwsteen. De merge wordt nu dan ook razend snel uitgevoerd. Dit had wel tot gevolg dat het printen van Multi-merge documenten nog niet mogelijk was. Deze functionaliteit is nu wel beschikbaar. Na het uitvoeren van een Multi-merge kunnen de geselcteerde documenten geprint worden (of verwijderd).
Aanvullend is het nu ook mogelijk om na een WordMerge de sessie te bewaren, zodat de gebruiker (of een andere gebruiker) deze sessie op een later tijdstip kan printen.

Op deze manier kan deze taak eenvoudig aan bijvoorbeeld een projectoffice of receptie worden uitbesteed (dus niet alleen printen, maar ook couverteren en frankeren).







Onderstaand schermvoorbeeld laat het verzoek zien die de gebruiker in zijn workflow heeft ontvangen. Via de extra knop ‘print session’, wordt meteen het vervolgscherm gestart waar de gebruiker de documenten kan printen.

Om te kunnen printen is ook een functie toegevoegd om in Synergy de netwerkprinters te kunnen definiëren en de mogelijkheid om een standaard printer per gebruiker vast te leggen.
Ondersteuning documenttypen met versiebeheerHet is nu ook mogelijk om met de MS Word Merge add-on gebruik te maken van Synergy documenttype met versiebeheer.
Ondersteuning Exact bouwsteen Natuurlijke personenDe WordMerge bouwsteen is geschikt gemaakt om te functioneren in combinatie met de Exact bouwsteen ‘Natuurlijke Personen’.

Printing on demand met Synergy Enterprise?

Met de nieuwe WordMerge add-on voor Synergy Enterprise, heeft Nobel weer een heel mooie toevoeging gemaakt op Synergy om snel en eenvoudig brieven te kunnen opstellen en mergen. Kenmerk bij deze nieuwe bouwsteen is dat alles server-side plaatsvindt (dus geen lokale installatie drama's meer) en dat de geproduceerde documenten netjes onder de relatie/ medewerker/ project wordt gekoppeld, ook in het geval van een multi-merge.

Wat mist er dan nog? In ieder geval een mogelijkheid om bij een multi-merge (een brief naar meerdere relaties of medewerkers) het resultaat ook meteen te kunnen printen. Daarvoor wordt deze maand nog een aanpassing gemaakt, zodat dit mogelijk wordt gemaakt. Maar is dat dan voldoende?

In mijn optiek niet. Bij bedrijven waar veel documenten wordt geproduceerd, is het vaak niet de bedoeling dat iedere afzonderlijke medewerker zijn eigen brieven gaat printen ('oh nee, vergeten briefpapier in de lade te stoppen') om ze vervolgens ook nog in een envelop te stoppen en ze te frankeren (vaak heb ik ruzie met de frankeermachine). Dit wordt door een secretariële afdeling gedaan ofwel door een repro afdeling.

Wat is nu de richting waaraan wij zitten te denken? Om na het uitvoeren van een merge / multi-merge via de WordMerge add-on van Nobel/ Eddon, de gebruiker een vraag te laten stellen wat er moet gebeuren met het documenten / de documenten.
a) document(en) moet meteen geprint worden
b) document(en) moet worden toegevoegd aan een wachtrij.

In de situatie b) zal een verzoek worden aangemaakt waarbij de gebruiker die het verzoek inricht dus zelf bepaald bij wie (welke personen) deze in de werkstroom terecht komt. Het verzoek bevat de informatie van de documentnummers die geprint dienen te worden.

Het secretariaat of de repro-afdeling kan vervolgens via een ,nieuw te bouwen functie, een overzicht krijgen van de printopdrachten die nog verwerkt dienen te worden. Wanneer een printopdracht wordt uitgevoerd wordt het verzoek naderhand verwerkt. Door het verzoek opnieuw te heropenen kan een mislukte printopdracht opnieuw worden uitgevoerd.

Het printen vindt altijd server-side plaats (zowel in situatie a) als b)). Hierdoor kan alleen geprint worden naar printers die bekend zijn vanuit het netwerk waar Synergy geïnstalleerd is. Per gebruiker wordt een voorkeursprinter vastgelegd, waar per printopdracht nog van kan worden afgeweken.

Voordeel van bovenstaande methode is dat het printen, couverteren en frankeren centraal kan worden geregeld en via een heel makkelijke methode kan worden aangegeven welke documenten geprint en verstuurd moeten worden richting klant of werknemer. In een volgende fase zou ook nog aansluiting gezocht kunnen worden met het uitsturen per e-mail waarbij het document wordt omgezet naar PDF voordat het verstuurd wordt.

Solution Builder wordt 'extra' getermd'

Tijdens de SynergyXperience heeft Nobel de Solution Builder laten zien. Deze nieuwe add-on zal leiden tot een aantal mooie 'verticals' op basis van Synergy Enterprise. Zeker in de situatie dat de add-on ook in het buitenland gebruikt gaat worden, is het van belang dat de applicatie 'getermd' is. Dat wil zeggen dat de applicatie in de taal te bedienen is die de gebruiker heeft ingesteld.

Alle add-on's van Nobel zijn getermd, echter bij de Solution Builder speelt hetzelfde probleem als bij het termen van verzoeken/ workflow. De applicatie om een verzoek in te richten, is weliswaar in meerdere talen in te stellen, maar niet de labels die je aan de velden toekent en aan de gebruiker wordt gepresenteerd.

Nu gaat Exact met verzoeken al een stap maken door in release 243 ook de mogelijkheid te bieden om de status van een verzoek zelf te definiëren, en ook in meerdere talen. Nu nog de label van de velden van een verzoek.

De Solution Builder zal in ieder geval wel worden aangepast zodat je alle zelf aangemaakte velden, in de taal van de gebruiker kan laten presenteren. Het zou mooi zijn als Exact hier ook in mee gaat met de verzoeken.

Misschien een leuke feature voor release 244?