Met de nieuwe WordMerge add-on voor Synergy Enterprise, heeft Nobel weer een heel mooie toevoeging gemaakt op Synergy om snel en eenvoudig brieven te kunnen opstellen en mergen. Kenmerk bij deze nieuwe bouwsteen is dat alles server-side plaatsvindt (dus geen lokale installatie drama's meer) en dat de geproduceerde documenten netjes onder de relatie/ medewerker/ project wordt gekoppeld, ook in het geval van een multi-merge.
Wat mist er dan nog? In ieder geval een mogelijkheid om bij een multi-merge (een brief naar meerdere relaties of medewerkers) het resultaat ook meteen te kunnen printen. Daarvoor wordt deze maand nog een aanpassing gemaakt, zodat dit mogelijk wordt gemaakt. Maar is dat dan voldoende?
In mijn optiek niet. Bij bedrijven waar veel documenten wordt geproduceerd, is het vaak niet de bedoeling dat iedere afzonderlijke medewerker zijn eigen brieven gaat printen ('oh nee, vergeten briefpapier in de lade te stoppen') om ze vervolgens ook nog in een envelop te stoppen en ze te frankeren (vaak heb ik ruzie met de frankeermachine). Dit wordt door een secretariële afdeling gedaan ofwel door een repro afdeling.
Wat is nu de richting waaraan wij zitten te denken? Om na het uitvoeren van een merge / multi-merge via de WordMerge add-on van Nobel/ Eddon, de gebruiker een vraag te laten stellen wat er moet gebeuren met het documenten / de documenten.
a) document(en) moet meteen geprint worden
b) document(en) moet worden toegevoegd aan een wachtrij.
In de situatie b) zal een verzoek worden aangemaakt waarbij de gebruiker die het verzoek inricht dus zelf bepaald bij wie (welke personen) deze in de werkstroom terecht komt. Het verzoek bevat de informatie van de documentnummers die geprint dienen te worden.
Het secretariaat of de repro-afdeling kan vervolgens via een ,nieuw te bouwen functie, een overzicht krijgen van de printopdrachten die nog verwerkt dienen te worden. Wanneer een printopdracht wordt uitgevoerd wordt het verzoek naderhand verwerkt. Door het verzoek opnieuw te heropenen kan een mislukte printopdracht opnieuw worden uitgevoerd.
Het printen vindt altijd server-side plaats (zowel in situatie a) als b)). Hierdoor kan alleen geprint worden naar printers die bekend zijn vanuit het netwerk waar Synergy geïnstalleerd is. Per gebruiker wordt een voorkeursprinter vastgelegd, waar per printopdracht nog van kan worden afgeweken.
Voordeel van bovenstaande methode is dat het printen, couverteren en frankeren centraal kan worden geregeld en via een heel makkelijke methode kan worden aangegeven welke documenten geprint en verstuurd moeten worden richting klant of werknemer. In een volgende fase zou ook nog aansluiting gezocht kunnen worden met het uitsturen per e-mail waarbij het document wordt omgezet naar PDF voordat het verstuurd wordt.
Abonneren op:
Reacties posten (Atom)
Geen opmerkingen:
Een reactie posten